Zentrale E-Mail-Verwaltung

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Viele verschiedene Dienste im Netz bieten zugleich auch verschiedene E-Mail-Adressen an. Beispielsweise zum Einloggen oder als Draufgabe eines anderen Dienstes. Dazu kommen noch Kalender und Kontaktsynchronisation vom Heimcomputer mit dem Smartphone, und schon hat man eine Fülle verschiedener Adressen, auf die man schlecht verzichten kann. Möglicherweise hat man auch länger den einen Freemailer genutzt und nun erkannt, dass ein andere mehr Vorteile bringt. Man möchte dann zwar wechseln, aber keine Kettenbriefe verschicken, um die neue Adresse mitzuteilen.

Filterregeln

Um einer Kettenmail zu entgehen, kann man auf zwei Funktionen zurückgreifen, die die meisten Anbieter auch unterstützen: E-Mail-Synchronisation und Weiterleitung. Sollten beide Funktionen dennoch nicht zur Verfügung stehen, lässt sich alternativ eine Umleitung über Filterregeln definieren.

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Je nach Anbieter sollten Filterregeln immer aus einer WENN-DANN-Funktion bestehen. WENN eine Mail empfangen wird, DANN leite sie um an die neue, bevorzugte Adresse. Durch die Hülle und Fülle an Freemail-Anbietern, ist es nun schwierig pauschal zu sagen, wo sich diese Option bei Ihrem Dienst befindet. Meist finden Sie diese Option in den Kontoeinstellungen.

E-Mail Synchronisation

Bei der Synchronisation holt ihr bevorzugter Anbieter A die E-Mails von Anbieter B ab. Dazu muss normalerweise nur der Empfangs-Server (IMAP/POP) und der Sendeserver (SMTP) angegeben werden – so wie bei einem gewöhnlichen Desktop-Client. Die empfangenen Mails werden dann dem bevorzugten Dienst hinzugefügt.

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E-Mail-Synchronisation unter Outlook

E-Mail-Weiterleitung

Die beste Methode stellt die E-Mail-Weiterleitung dar. Geht auf dem alten Dienst eine E-Mail ein, leitet sie dieser mit der Weiterleitungsfunktion unverzüglich an den neuen weiter. 

 
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Der Nachteil, auf der alten Empfangsadresse werden die Mails möglicherweise archiviert oder bleiben im Posteingang stehen und belegen Speicherplatz. Meist wird aber eine Option angeboten, die die weitergeleiteten Mails in den Papierkorb verschiebt.


Aliasadressen

Ein Alias ist eine zusätzliche Adresse, die mit der bestehenden genutzt werden kann. Versieht man das Ende vor dem @-Symbol mit einem + und einem Folgetext, lässt sich mit Labels und Kategorien der Posteingang filtern.

Ihre reguläre Adresse: name@anbieter.de
name+newsletter@anbieter.de
name+privat@anbieter.de

Mit dem Zusatz Newsletter oder Privat können Mails gefiltert und in Kategorien abgelegt werden. Dies setzt natürlich voraus, dass Sie beim abonnieren eines Newsletters die Adresse mit Alias angeben. Mit den Filterregeln wie im obersten Absatz beschrieben, kann dieser nützliche Trick die Flut an täglichen Mails sehr vereinfachen und man verschafft sich einen gut organisierten Posteingang.

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Testen Sie am besten mit einer Mail an sich selbst, ob Ihr Anbieter diese Regel unterstützt.

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